cách sử dụng validation trong excel

hắc bạn đã từng gặp qua trong bảng tính excel của ai đó có một số ô khi click chuột vào thì hiện ra một số danh sách các từ, con số, hoặc khi bạn nhập số liệu vào đó thì excel bảo là bạn không được nhập. Vì sao vây? làm sao mà có thể làm được việc đó, Nếu là mình thì mình sẽ mò mẫn, tìm cho ra nguyên nhân. nếu bạn chưa tìm được thì hãy đọc bài viết sau sẽ giúp bạn được điều đó.

Những thắc mắc của bạn là ở chỗ người tạo bảng tính đó đã sử dụng Data Validation trong excel

Vậy Data validation là gì. Data validation là chức năng kiểm duyệt thông tin nhập vào, nó chỉ cho phép chọn lựa hoặc nhập những ký tự được định nghĩa sẵn trong ô đó.

Người ta dùng nó với mục đích là nhất quán số liệu giữa các bảng tính với nhau. để tăng tính chính xác khi dùng các hàm toán học.


Ví dụ như chúng ta thường hay dùng hàm tham chiếu vlookup để tham chiếu số liệu của bảng. Nếu không kiểm soát được tính nhất quán dữ liệu giữa 2 bảng thì chắc chắn sẽ xảy ra sai số.

Ví dụ sau:

Bảng 1: Tính giá thành bán hàng

Táo: 3 Kg

Lê: 3 Kg

Quýt : 4 Kg



Bảng 2: Giá của hoa quả

Táo: 3$

Lê: 2$

Quýt: 2,5$


Vì không kiểm soát dữ liệu nhập vào ở 2 bảng nhưng khi Vlookup thì không tìm ra gía của quả quýt, mặc dầu bạn thấy ở 2 bảng đều có Táo, Lê, Quýt. Vậy lý do vì sao? Bạn để ý rằng chữ Quýt trong bảng 1 có khoảng trắng (Space) ở sau cùng, Lúc này hàm vlookup sẽ không tham chiếu được vì Quýt  và Quýt là hoàn toàn khác nhau.


Vậy cách sử dụng Data Validation như thế nào?

Data Validation có rất nhiều dạng

Any Value: Bất cứ giá trị nào
Wholenumber: Chỉ cho nhập số chẳn
Decimal: Chỉ cho phép nhập số dạng thập phân
Date: Chỉ cho nhập với định dạng ngày tháng.
Time: Chỉ cho nhập với định dạng thời gian.
Text Length: Chỉ cho nhập vào văn bản có số ký tự nhất định
List: Chỉ cho phép nhập những văn bản, ký tự có trong danh sách.

List Data validation được sử dụng rộng rãi. và được hướng dẫn cụ thể sau:


Ví dụ: Tính thưởng cho người lao động


Ta có 1 bảng sẽ quy định mức thưởng để dung chung cho cả công ty,
Để tính thưởng ta chỉ cần điền kết quả xếp loại của người lao động đó, thì excel sẽ giúp bạn tham chiếu số  tiền người đó được thưởng thông qua hàm Vlookup.

Tuy nhiên, nếu chúng ta không ràng buộc (Validate) dữ liệu đầu vào thì Excel sẽ không tham chiếu đúng kết quả ta mong muốn.
Để tránh những trường hợp như vậy xảy ra, chúng ta dùng một chức năng Validation để ràng buộc dữ liệu nhập vào.

Cách làm như sau:

Chúng ta phải tạo thêm 1 bảng xếp loại
Tiếp theo chúng ta sẽ validate cho cột xếp loại ở bảng quy định mức thưởng
Trước tiên ta chọn ô (Cell) cần validate, ở đây tôi chọ ô H5, sau đó, chúng ta vào Data / Data Validation như hình vẽ.



Hộp thoại Validation mở ra, ở tab Setting, chúng ta click vào chọn LIST trong listbox Allow,



bên dưới sẽ xuất hiện textbox SOURCE, chúng ta click chuột vào biểu tượng  để chọn nguồn, ở đây nguồn chúng ta cần lấy là từ ô K5 -> K8,



Bây giờ các bạng sẽ thấy ô H5 đã có dữ liệu được validated rồi,



Để áp dụng cho cá ô H6 -> H8, chúng ta chỉ việc đưa chuột vào góc dưói cùng bên phải để kéo xuống hoặc ta cũng có thể copy ô đó và paste ở  những ô mà chúng ta muốn valiation.

Sau khi các ô được validation, nó chỉ cho phép nhập giá tri A, B, C, D, nếu chúng ta muốn có nhiều giá trị hơn chúng ta phải nhập thêm dữ liệu vào bảng Xếp Loại, và chỉnh sửa validation để ô H5 nó nhận được các dữ liệu chúng ta cân phải validate,

Chúc các bạn thành công